Herederos que viven fuera de Puerto Rico

Muchas familias puertorriqueñas están repartidas entre la isla, Florida, Nueva York, Texas o incluso España. Cuando muere mamá, papá o un abuelo que vivía en Puerto Rico, los hijos que viven fuera suelen preguntarse si tienen que mudarse temporalmente para resolver la herencia. Por lo general, no. Con un poco de orden, casi todo se puede hacer a distancia.

En esta guía, causante es la persona que murió; sucesión es el grupo de sus herederos; y caudal relicto es el conjunto de bienes y deudas que dejó.

Sus derechos no cambian por vivir fuera

Usted hereda igual que sus hermanos. El lugar donde usted vive no reduce su parte. Lo que decide quién hereda y cuánto es si hubo testamento y qué código civil aplica según la fecha de muerte.

Mientras no se reparta, todo es de todos. Desde la muerte hasta la partición existe una comunidad hereditaria: cada heredero tiene una cuota abstracta sobre el conjunto, no una cosa concreta (Art. 1599 del Código Civil). Cada uno puede vender su cuota, pero los bienes específicos, como la casa, solo se pueden vender con el consentimiento de todos (Art. 1604). Por eso su firma, o la de alguien que lo represente, va a hacer falta.

El poder notarial: su herramienta principal

Un poder es un documento en el que usted autoriza a otra persona (el apoderado) a actuar en su nombre. Puede ser un hermano que vive en la isla, un familiar de confianza o un profesional.

Dónde firmarlo

• Ante un notario de Puerto Rico, si usted viene de visita. Es lo más sencillo, porque el documento nace como instrumento público de Puerto Rico.
• Ante un notario donde usted vive. Un documento notarial otorgado fuera de Puerto Rico necesita ser protocolizado aquí para tener eficacia de instrumento público, y se pagan los mismos aranceles que si se hubiera otorgado en la isla (Ley Notarial, Art. 38). Protocolizar es, en palabras sencillas, que un notario de Puerto Rico incorpore el documento a su protocolo.
• Certificaciones adicionales. En términos generales, un documento notarizado en otro estado o en otro país suele necesitar una certificación de la autoridad de ese lugar que confirme la firma del notario, como una apostilla o una autenticación, según el sitio. Los requisitos varían, así que pregúntele al notario de Puerto Rico que va a usar el documento exactamente qué necesita antes de firmar.

Qué debe decir el poder

Sea específico. Un poder general puede no bastar para vender un inmueble. Si la idea es vender la casa, el poder debe autorizar expresamente a vender, firmar la escritura, recibir el dinero y, si aplica, cancelar hipotecas. Si el apoderado va a representarlo en la declaratoria, en la partición o en Hacienda, conviene decirlo también.

Escoja bien a quién. El apoderado actúa en su nombre. Si hay tensiones en la familia, puede ser mejor nombrar a una persona neutral (vea conflictos entre herederos).

Firmar a distancia: las opciones reales

Los trámites que sí se hacen en línea

Planilla informativa y relevo en SURI

Para muertes desde el 1 de enero de 2018 no hay contribución sobre el caudal relicto en Puerto Rico, pero sí hay que radicar la planilla informativa de caudal relicto, Modelo SC 2800 C, dentro de 12 meses desde la muerte (Código de Rentas Internas, Sección 2051.01(e)). Algunas páginas viejas de Hacienda todavía dicen 9 meses; ese era el plazo del régimen anterior.

Desde el 10 de diciembre de 2018, la planilla, la prórroga y la solicitud del relevo (el certificado que cancela el gravamen de Hacienda sobre los bienes) se hacen en SURI, el portal de Hacienda (suri.hacienda.pr.gov). La persona que actúa como administrador se registra en SURI; no se abre una cuenta a nombre del difunto. También se puede autorizar a un representante en SURI (Carta Circular de Rentas Internas 18-19). Esto le permite a un heredero en Orlando o en Madrid participar sin ir a una oficina. Más detalles en la planilla informativa de caudal relicto y el relevo de Hacienda.

La prórroga de 6 meses

Si la persona responsable de la planilla está fuera de Puerto Rico, la prórroga puede ser de hasta 6 meses en lugar de 3 (Sección 2051.03; Modelo SC 2777). Tenga presente:

• Hay que pedirla antes de que venza el plazo original.
• El formulario pide el número de identificación patronal de la sucesión. Ese número es el EIN federal, que el IRS emite gratis en línea.
• Las instrucciones del SC 2777 todavía mencionan el plazo viejo de 9 meses; la ley vigente dice 12 meses para muertes desde 2018.

Cuentas de banco del difunto

Sin relevo, un banco o cooperativa no puede entregar a los herederos más de $15,000 o el 25% de los fondos, lo que sea mayor, y eso incluye las cuentas conjuntas (Sección 2054.05). Si la cuenta de doña Ana tenía $48,000, el 25% sería $12,000, así que el banco podría liberar hasta $15,000 sin relevo. Cada banco tiene su propio proceso para herederos que viven fuera; pregunte qué documentos acepta por correo. Vea cuentas de banco del difunto.

Vender la casa de la familia desde lejos

Primero, los papeles de la herencia. Antes de vender hace falta el documento que dice quiénes son los herederos: el testamento o la declaratoria de herederos. También hace falta el relevo de Hacienda, porque sin él ningún notario puede autorizar la venta de un bien de la herencia (Sección 2054.05).

Segundo, todos firman. En la escritura de compraventa comparecen todos los herederos, en persona o por medio de su apoderado. Si uno de ellos no quiere vender, la venta de la casa completa no puede hacerse hasta que se resuelva el desacuerdo; cualquier heredero puede pedir la partición en cualquier momento (Art. 1775).

Tercero, el dinero. Si tres hermanos venden en partes iguales una casa por $240,000, a cada uno le corresponderían $80,000 antes de pagar deudas, gastos e impuestos. Si usted no es residente de Puerto Rico, el comprador tiene la obligación de retener una contribución en el origen sobre el pago que le corresponde (Sección 1062.08(g)). La guía vender una casa heredada explica la base contributiva y esa retención.

Mientras tanto, la casa necesita atención. Alguien tiene que pagar el CRIM, el seguro y el mantenimiento. Pónganse de acuerdo por escrito sobre quién lo hace y cómo se reembolsa.

Consejos prácticos para la familia repartida

• Designen a una persona coordinadora en la isla y compartan una carpeta digital con el certificado de defunción, la certificación de testamento, la declaratoria, las certificaciones del CRIM y los estados de cuenta.
• Acuerden por escrito las decisiones importantes, aunque sea por correo electrónico.
• Planifiquen una sola visita para la firma más importante, si pueden.
• Si alguno tiene bienes del causante en otro estado, lea también herencias con bienes en Estados Unidos.

Si la situación se complica, puede solicitar una consulta con un abogado-notario.

CaudalRelicto.com es una guía independiente: no es el Departamento de Hacienda, la Rama Judicial ni ninguna agencia de gobierno. Esta página es informativa y no sustituye la asesoría de un abogado-notario que conozca su caso. Los nombres y cifras de los ejemplos son hipotéticos. ¿Ve un error? Escríbanos.